Rechnung schreiben als Influencer: Pflichtangaben & Kleinunternehmer

Stand: August 2026 · Infaktura Ratgeber für Creator & Influencer

Die Kooperation ist gelaufen, das Reel ist online – und jetzt willst du dein Geld. Genau hier scheitern viele Creator: Die Rechnung geht raus, die Buchhaltung der Brand schickt sie zurück, und aus „Zahlung in 14 Tagen" werden acht Wochen. Dabei ist eine korrekte Rechnung kein Hexenwerk, sondern eine Liste, die du einmal richtig aufsetzt und danach immer wieder verwendest. Dieser Guide zeigt dir die Pflichtangaben, eine komplette Musterrechnung mit Zahlen, die Formulierungen für Buyouts und die Sonderfälle, die es nur in der Creator Economy gibt.

Die Pflichtangaben im Detail (§ 14 UStG)

Welche Angaben auf einer Rechnung stehen müssen, regelt § 14 Abs. 4 UStG. Fehlt eine davon, ist die Rechnung formal fehlerhaft – die Brand darf die Vorsteuer nicht ziehen und wird dich zur Korrektur auffordern. Das kostet dich in der Praxis vor allem Zeit.

• Dein vollständiger Name und deine Anschrift – bei einem Gewerbe die Geschäftsadresse, nicht der Künstlername allein. „@lisa.creates" reicht nicht; der Handelsname darf zusätzlich stehen.
• Name und Anschrift der Brand oder Agentur – der tatsächliche Vertragspartner mit korrekter Rechtsform. Steht im Kooperationsvertrag oder Briefing. Wenn eine Agentur bucht, ist meist die Agentur dein Rechnungsempfänger, nicht die Marke dahinter.
• Deine Steuernummer oder deine USt-IdNr. – eines von beiden genügt. Bei EU-Kooperationen brauchst du die USt-IdNr.
• Rechnungsdatum (Ausstellungsdatum).
• Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben – keine Lücken, keine Doppelungen. Ein Format wie 2026-0043 oder RE-2026-0043 ist unkritisch; wichtig ist, dass die Reihenfolge nachvollziehbar bleibt.
• Menge und Art der Leistung – die handelsübliche Bezeichnung, siehe unten der eigene Abschnitt zur Leistungsbeschreibung.
• Zeitpunkt der Leistung bzw. Leistungszeitraum – bei Creator-Deals in der Regel das Veröffentlichungsdatum oder der Kampagnenzeitraum. Das Rechnungsdatum ersetzt diese Angabe nicht.
• Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen, sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung (z. B. Skonto oder Agenturrabatt).
• Steuersatz und Steuerbetrag – oder, wenn du steuerbefreit bist, ein Hinweis darauf, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet."

Praktisch sinnvoll, aber nicht gesetzlich vorgeschrieben: Bankverbindung, Zahlungsziel mit konkretem Datum, Ansprechpartner und Bestell- bzw. PO-Nummer der Brand. Gerade die PO-Nummer entscheidet bei größeren Konzernen darüber, ob deine Rechnung überhaupt ins Freigabesystem kommt.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Bruttobetrag bei höchstens 250 Euro, reicht nach § 33 UStDV eine vereinfachte Rechnung: dein Name und deine Anschrift, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, der Bruttobetrag und der Steuersatz bzw. der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Empfängerangaben, Steuernummer, Rechnungsnummer und Leistungsdatum darfst du weglassen. Für Reverse-Charge-Fälle und innergemeinschaftliche Umsätze gilt die Erleichterung allerdings nicht – bei der EU-Brand also immer die volle Rechnung. Ehrlich gesagt: Mach trotzdem immer die vollständige Version. Eine gute Software kostet dich dafür null Extraaufwand, und du vermeidest Rückfragen.

Musterrechnung für eine Instagram-Kooperation

So sieht der Leistungsteil einer typischen Kooperationsrechnung aus – hier mit Regelbesteuerung und 19 Prozent Umsatzsteuer:

Darunter gehören Leistungszeitraum (z. B. „Leistungszeitraum: 01.09.–12.09.2026"), Zahlungsziel („Zahlbar ohne Abzug bis zum 26.09.2026") und deine Bankverbindung.

Dieselbe Rechnung als Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer bleiben die Positionen identisch, es entfallen aber Steuersatz und Steuerbetrag. Aus 2.000 Euro netto werden schlicht 2.000 Euro Rechnungsbetrag, ergänzt um den Satz: „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG." Wichtig: Verhandle deine Preise dann als Endpreise. Wenn die Brand „2.000 Euro plus MwSt." zusagt und du als Kleinunternehmer 2.000 Euro stellst, hast du 380 Euro liegen lassen – umgekehrt schuldest du dem Finanzamt jede Umsatzsteuer, die du versehentlich ausweist, auch wenn du gar nicht dazu berechtigt warst.

Kleinunternehmer oder Regelbesteuerung?

Seit 2025 gelten für die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG diese Grenzen: Dein Gesamtumsatz im Vorjahr darf 25.000 Euro nicht überschritten haben, und im laufenden Jahr darfst du 100.000 Euro nicht überschreiten. Beide Bedingungen müssen gleichzeitig erfüllt sein.

Ein Detail, das viele überrascht: Die 100.000-Euro-Grenze ist keine Prognose, sondern eine harte Kante. Überschreitest du sie mitten im Jahr, endet die Kleinunternehmereigenschaft sofort – und zwar bereits für den Umsatz, mit dem du die Grenze reißt. Alles davor bleibt steuerfrei, alles danach ist regelbesteuert. Wenn du also im November eine Kampagne im fünfstelligen Bereich abschließt, rechne vorher nach, sonst zahlst du die Umsatzsteuer aus der eigenen Tasche, weil die Brand nachträglich selten freiwillig 19 Prozent nachlegt.

Weil deine Kunden fast immer Unternehmen mit Vorsteuerabzug sind, ist die Umsatzsteuer für sie ein durchlaufender Posten. Der Kostenvorteil der Kleinunternehmerregelung, den ein Café gegenüber Privatkunden hat, existiert bei B2B-Kooperationen also praktisch nicht – dafür verlierst du den Vorsteuerabzug auf Equipment. Wer ernsthaft investiert, fährt mit der Regelbesteuerung oft besser. Mehr dazu im Ratgeber Gewerbe anmelden als Influencer.

Leistungsbeschreibung: so formulierst du sie richtig

Die Leistungsbeschreibung ist der häufigste Grund, warum eine Creator-Rechnung zurückkommt. „Marketingleistung laut Absprache" ist zu unbestimmt: Ein sachverständiger Dritter muss die abgerechnete Leistung eindeutig identifizieren können. Nenne deshalb immer Plattform, Format, Stückzahl, Zeitraum und Rechte.

• Gut: „1 TikTok-Video (60 Sek.) inkl. Skript, Produktion und Veröffentlichung am 04.10.2026, Kampagne #HerbstStart"
• Gut: „3 Instagram-Stories mit Swipe-up-Link, veröffentlicht am 04./05./06.10.2026"
• Gut: „Nutzungsrechte Paid Media (Meta & TikTok Ads), Gebiet DACH, Laufzeit 3 Monate ab Erstveröffentlichung"
• Gut: „Whitelisting/Spark Ads-Freigabe über den Creator-Account, 30 Tage"
• Schlecht: „Social-Media-Kampagne", „Content Creation", „Influencer Marketing Oktober"

Führe Buyouts und Nutzungsrechte als eigene Position. Das hilft dir doppelt: Die Brand sieht, wofür sie zahlt, und du hast bei einer späteren Verlängerung eine saubere Verhandlungsbasis, statt über eine Pauschale zu diskutieren. Welche Rechte du überhaupt einräumst, klärst du am besten vorher – siehe Buyout und Nutzungsrechte.

Sonderfälle bei Influencer-Rechnungen

Brands im Ausland

Bei B2B-Leistungen an ein Unternehmen in einem anderen EU-Land greift in der Regel das Reverse-Charge-Verfahren: Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer, Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", USt-IdNr. beider Seiten. Bei Brands in den USA, UK oder der Schweiz ist die Leistung in Deutschland meist nicht steuerbar. Beides mit Formulierungen und Beispielen findest du unter Rechnung an Brands im Ausland.

Barter-Deals und PR-Samples

Bekommst du statt Geld ein Produkt, ist das ein Tauschgeschäft und umsatzsteuerlich nicht „umsonst". Bemessungsgrundlage ist der Wert der Gegenleistung – also der übliche Preis des Produkts. Wie du das sauber abbildest, steht im Ratgeber Gratisprodukte & PR-Samples versteuern.

Vorkasse, Anzahlung, Teilzahlung

Bei größeren Kampagnen ist eine Anzahlung von 30 bis 50 Prozent üblich. Stelle dafür eine Abschlagsrechnung und rechne am Ende in der Schlussrechnung die bereits gezahlten Beträge inklusive der darin enthaltenen Umsatzsteuer wieder ab – sonst zahlst du die Steuer doppelt. Infaktura bildet Vorkasse-, Teil- und Restzahlungen nativ ab, damit die Schlussrechnung automatisch stimmt.

Ermäßigter Steuersatz für Nutzungsrechte?

Die Einräumung urheberrechtlicher Nutzungsrechte kann nach § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent unterliegen. Bei Influencer-Kooperationen ist die Rechteeinräumung aber meist unselbstständiger Teil einer einheitlichen Werbeleistung – dann gelten 19 Prozent auf alles. Weise 7 Prozent nur aus, wenn dein Steuerberater den Fall geprüft hat: Ein zu niedriger Ausweis geht am Ende zu deinen Lasten.

Zahlungsziel, Verzug und Aufbewahrung

Schreib immer ein konkretes Datum auf die Rechnung, nicht „zahlbar in 14 Tagen". Hast du gar nichts vereinbart, kommt ein Unternehmen spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung automatisch in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Ab Verzug kannst du im Geschäftsverkehr Verzugszinsen in Höhe von 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz sowie eine Pauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 BGB). Wie du die erste Zahlungserinnerung formulierst, ohne die Kundenbeziehung zu verbrennen, steht unter Brand zahlt nicht – Mahnung schreiben.

Zur Aufbewahrung: Rechnungen zählen zu den Buchungsbelegen, deren Frist mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt wurde – für Belege, deren Frist Ende 2024 noch lief. Andere Unterlagen, etwa Jahresabschlüsse oder Aufzeichnungen nach § 22 UStG, bleiben bei zehn Jahren. Bewahre im Zweifel länger auf. Elektronische Rechnungen müssen im Originalformat, vollständig und unveränderbar archiviert werden; eine ausgedruckte XML-Datei erfüllt das nicht.

E-Rechnung: was sich 2027 und 2028 ändert

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können – auch du als Creator, auch als Kleinunternehmer. Ein E-Mail-Postfach genügt als Empfangsweg, aber du musst die Datei lesen und revisionssicher ablegen können. Beim Ausstellen gilt gestaffelt: ab 1.1.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 für alle. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV).

Entscheidend ist die Definition: Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes XML-Format nach der Norm EN 16931, in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF – auch ein hübsches – ist keine E-Rechnung. Unabhängig von den Fristen stellen viele Brands ihre Kreditorenbuchhaltung gerade auf strukturierte Daten um und akzeptieren PDFs nur noch widerwillig. Wer liefern kann, wird schneller bezahlt.

Die häufigsten Fehler – kurze Checkliste

1. Rechnungsempfänger ist die Marke statt der buchenden Agentur.
2. Rechnungsnummer doppelt vergeben, weil parallel in Word und in einer App gearbeitet wurde.
3. Leistungszeitraum fehlt – der Klassiker, weil das Rechnungsdatum fälschlich als Leistungsdatum gilt.
4. Buyout in der Pauschale versteckt, sodass die Verlängerung später nicht sauber verhandelbar ist.
5. Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl Kleinunternehmerstatus – die Steuer wird trotzdem geschuldet.
6. Kein konkretes Zahlungsdatum, keine PO-Nummer, keine Bankverbindung.
7. PDF geschickt, obwohl die Brand ausdrücklich XRechnung angefordert hat. Was dann passiert: Brand akzeptiert meine Rechnung nicht.

Häufige Fragen

Welche Pflichtangaben braucht eine Influencer-Rechnung?

Name und Anschrift von dir und der Brand, deine Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt bzw. -zeitraum, das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt sowie Steuersatz und Steuerbetrag – oder der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Nachzulesen in § 14 Abs. 4 UStG.

Muss ich als Influencer Umsatzsteuer auf Kooperationen berechnen?

Ja, im Regelfall 19 Prozent – es sei denn, du nutzt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Bei EU-Brands greift bei B2B-Leistungen meist Reverse-Charge, bei Brands im Drittland ist die Leistung in Deutschland in der Regel nicht steuerbar.

Wie beschreibe ich eine Influencer-Kooperation auf der Rechnung?

Mit Plattform, Format, Menge, Veröffentlichungsdatum und den eingeräumten Nutzungsrechten, Buyout als eigene Position. „Social-Media-Kampagne" reicht nicht, „1 Instagram-Reel, Veröffentlichung 12.09.2026, inkl. 6 Monate Paid Social DACH" schon.

Was muss als Kleinunternehmer auf die Rechnung?

Alle üblichen Angaben, aber ohne Steuersatz und Steuerbetrag, dafür mit dem Hinweis „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG". Deine Steuernummer gehört trotzdem drauf, und deine Preise sind Endpreise.

Wie lange muss ich Rechnungen als Creator aufbewahren?

Buchungsbelege und damit auch Rechnungen acht Jahre – verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, für Belege, deren Frist Ende 2024 noch lief. Für andere Unterlagen bleibt es bei zehn Jahren. Elektronische Rechnungen im Originalformat und unveränderbar archivieren.

Ab wann darf ich mahnen, wenn die Brand nicht zahlt?

Mit Ablauf des vereinbarten Zahlungsdatums, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung (§ 286 Abs. 3 BGB). Danach kannst du im B2B-Bereich 9 Prozentpunkte über Basiszinssatz und 40 Euro Pauschale geltend machen (§ 288 BGB).

Muss ich als Influencer schon jetzt E-Rechnungen schreiben?

Empfangen: seit 1.1.2025 Pflicht. Ausstellen: ab 1.1.2027 bei mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 für alle; Kleinunternehmer sind vom Ausstellen befreit (§ 34a UStDV). Praktisch verlangen viele Brands schon vorher XRechnung oder ZUGFeRD.