Behalte deine Kooperationen, Rechnungen und Buyouts im Blick.

Klassische Rechnungsprogramme sind für Handwerk und Handel gebaut: Artikel, Stückzahl, Preis. Eine Brand-Kooperation funktioniert anders. Da hängt an einem Deal ein Briefing, eine Freigabeschleife, ein Liefertermin, ein Nutzungsrecht mit Laufzeit und oft eine Zahlung in mehreren Etappen. Wer das in ein Standardtool presst, führt am Ende doch wieder eine Excel-Tabelle daneben — und genau dort gehen Buyout-Fristen und offene Posten verloren.

Infaktura setzt deshalb an der Kooperation an, nicht an der Rechnung. Jede Zusammenarbeit ist ein Vorgang mit Briefing, Status, Terminen, Nutzungsrechten und Zahlungen. Die Rechnung entsteht daraus — nicht umgekehrt. Wie dieser Ablauf im Detail aussieht, zeigt die Seite Kooperationen verwalten.

Vom Briefing bis zum Zahlungseingang

1. Kooperation anlegen: Brand oder Agentur, Leistung, Honorar, Zahlungsziel und die vereinbarten Nutzungsrechte.
2. Briefing hinterlegen, damit die Vorgaben auch unterwegs abrufbar sind und nicht im Mail-Verlauf verschwinden.
3. Lieferung und Freigabe dokumentieren — mit Datum, damit später niemand über den Zeitpunkt diskutiert.
4. Rechnung direkt aus der Kooperation erzeugen: als PDF oder als E-Rechnung in ZUGFeRD bzw. XRechnung.
5. Zahlungseingang verfolgen, offene Posten sehen, bei Verzug die Mahnstufen dokumentieren.

E-Rechnung: was für dich ab 2027 gilt

Kooperationen mit Brands und Agenturen sind B2B-Geschäfte, also fällst du unter die E-Rechnungspflicht. Empfangen musst du E-Rechnungen bereits seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen befreit — in der Praxis verlangen viele Brands eine strukturierte Rechnung aber schon heute, weil ihre Buchhaltung PDFs nicht mehr automatisch verarbeitet.

Infaktura erzeugt beide Formate aus demselben Datensatz. Du musst dich weder für ein Format entscheiden noch verstehen, was im XML steht. Die Details erklärt der Ratgeber zur E-Rechnungspflicht für Influencer.

Buyouts, die nicht vergessen werden

Nutzungsrechte sind für viele Creator der unterschätzte Teil des Honorars. Ein Video, das die Brand ein Jahr lang als Paid Ad schaltet, ist etwas anderes als ein Reel, das nur im eigenen Feed steht. Was ein Buyout wert ist und welche Stellschrauben es gibt, erklärt der Ratgeber zu Buyouts und Nutzungsrechten. Wenn Laufzeit, Kanäle und Territorium sauber am Deal hängen, siehst du, wann ein Recht ausläuft — und kannst rechtzeitig über eine Verlängerung sprechen, statt sie stillschweigend zu verschenken.

Lohnt sich das auch bei wenigen Kooperationen im Jahr?

Wenn du zwei Deals im Jahr machst, reicht eine Vorlage. Ab etwa einer Kooperation im Monat kippt das Verhältnis: Dann kostet dich das Zusammensuchen von Briefing, Freigabe und Zahlungsstand mehr Zeit als die Pflege eines Systems — und die erste vergessene Nachforderung ist teurer als ein Jahresbeitrag.

Ersetzt Infaktura meinen Steuerberater?

Nein. Infaktura ist die Vorstufe: Belege, Rechnungen und Zahlungen liegen strukturiert und exportierbar vor. Was daraus in der Buchführung passiert, macht weiterhin dein Steuerberater — nur eben ohne Rückfragen zu fehlenden Belegen.

Was ist, wenn ich im Management bin?

Dann arbeitet dein Management in derselben Umgebung — mit eigenen Rollen und Provisionsmodellen pro Artist. Wie das aussieht, steht auf der Seite für Managements.