Kooperationen verwalten
Influencer-Kooperationen verwalten — von der Anfrage bis zur bezahlten Rechnung.
Wer Brand Deals professionell verwalten will, braucht vier Dinge an einem Ort: Briefings und Deadlines, Nutzungsrechte (Buyouts), die zugehörigen Rechnungen und den Zahlungsstatus. Infaktura verbindet genau diese vier Ebenen — jede Kooperation trägt ihr Briefing, ihre Termine, ihre Buyouts und ihre Rechnungskette, vom ersten Angebot bis zum Zahlungseingang.
Warum Excel und Notizen-Apps irgendwann kippen
Bei zwei, drei Kooperationen im Monat reicht eine Tabelle. Kritisch wird es, sobald mehrere Deals parallel laufen: Die Rechnung liegt in einem Ordner, das Briefing in einer Mail, die Buyout-Laufzeit in niemandes Kalender — und ob die Brand vom letzten Monat eigentlich gezahlt hat, weiß keiner ohne Kontoauszug. Typische Folgen:
- Buyout-Verlängerungen verstreichen unbemerkt — die Brand nutzt Content weiter, ohne dafür zu zahlen.
- Offene Rechnungen fallen erst auf, wenn das Geld fehlt; gemahnt wird zu spät oder gar nicht.
- Vorkasse- und Restzahlungen liegen als unverbundene Dokumente in verschiedenen Ordnern.
- Bei Managements: niemand sieht auf einen Blick, welcher Artist welche offenen Deals und Forderungen hat.
| Aufgabe | Excel / Notizen-App | Infaktura |
|---|---|---|
| Briefing, Deadline, Honorar pro Deal | Verstreut über Mails und Tabellen | An der Kooperation gebündelt |
| Rechnung zum Deal | Separates Programm, manuell übertragen | Direkt aus der Kooperation erzeugt — auch als ZUGFeRD/XRechnung |
| Buyout-Laufzeiten | Manuelle Kalendereinträge, wenn überhaupt | Dokumentiert mit Laufzeit und Verlängerung pro Nutzungsrecht |
| Zahlungseingang prüfen | Kontoauszug von Hand abgleichen | Automatischer Abgleich per FinAPI-Bankanbindung |
| Offene Forderungen | Fällt auf, wenn das Geld fehlt | Offene Posten, Mahnstatus und Inkasso-Vorbereitung im Blick |
So läuft eine Kooperation in Infaktura
- Kooperation anlegen: Brand, Honorar, Leistungsumfang, Deadlines und Briefing an einem Ort erfassen — bei Managements dem passenden Artist zugeordnet.
- Briefings und Freigaben dokumentieren: Briefing-Uploads und Kundenbestätigungen hängen an der Kooperation und bleiben nachvollziehbar archiviert.
- Buyouts erfassen: Nutzungsrechte mit Laufzeit und Vergütung als eigene Position — inklusive Erinnerung, wenn eine Verlängerung ansteht.
- Rechnung direkt aus dem Deal erzeugen: Pflichtangaben werden übernommen; Vorkasse, Teilzahlungen und Restrechnung bleiben als Kette verbunden. Auf Wunsch als E-Rechnung (ZUGFeRD oder XRechnung).
- Zahlungseingang automatisch zuordnen: Über das FinAPI-Add-on werden Bankumsätze importiert und offenen Rechnungen zugeordnet — Teilzahlungen inklusive.
- Wenn die Brand nicht zahlt: Mahnstatus dokumentieren und die Übergabe an Inkasso-Partner strukturiert vorbereiten.
Für Managements kommt die Roster-Ebene dazu: Kooperationen laufen über mehrere Artists, Provisionen werden aus den hinterlegten Konditionen berechnet, und KAM-Teammitglieder arbeiten mit eigenen Zugängen und Rechten. Mehr dazu auf der Seite für Managements.
Häufige Fragen zum Kooperationsmanagement
Kann ich Kooperationen und Rechnungen im selben Tool verwalten?
Ja — das ist der Kern von Infaktura. Jede Rechnung entsteht direkt aus der Kooperation, statt in einem getrennten Rechnungsprogramm neu erfasst zu werden. Dadurch stimmen Beträge, Leistungszeitraum und Buyout-Positionen automatisch überein.
Funktioniert das auch für Managements mit mehreren Creatorn?
Ja. Kooperationen sind Artists zugeordnet, Provisionen werden pro Artist oder Deal berechnet, und Teammitglieder (z. B. KAMs) arbeiten mit eigenen Rollen und Rechten im selben Datenbestand.
Was passiert mit Buyouts und Nutzungsrechten?
Buyouts werden mit Laufzeit, Umfang und Vergütung an der Kooperation dokumentiert und tauchen als Position auf der Rechnung auf. Läuft ein Nutzungsrecht aus, ist die Verlängerung ein sichtbarer Vorgang — kein vergessener Kalendereintrag. Grundlagen erklärt der Ratgeber Buyout & Nutzungsrechte.
Hilft Infaktura, wenn eine Brand nicht zahlt?
Offene Forderungen sind pro Kooperation und insgesamt sichtbar, der Mahnstatus wird dokumentiert und Übergaben an Inkasso-Partner lassen sich vorbereiten. Was rechtlich bei Zahlungsverzug gilt, erklärt der Ratgeber Brand zahlt nicht — Mahnung schreiben samt Verzugszinsen-Rechner.
Worauf sollte ich vor der Zusage zu einem Deal achten?
Honorar, Buyout-Umfang, Exklusivität und Storno-Regeln gehören vor der Unterschrift geklärt — die Kooperationsvertrag-Checkliste führt durch die acht wichtigsten Punkte.