E-Rechnungspflicht für Influencer & Creator: Fristen 2025, 2027, 2028

Stand: August 2026 · Infaktura Ratgeber für Creator & Influencer

Die Fristen im Überblick

Rechtsgrundlage ist das Wachstumschancengesetz; die gestaffelten Übergangsregelungen stehen in § 27 Abs. 38 UStG. Eine E-Rechnung ist dabei ein strukturiertes XML-Format nach EN 16931 – in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist keine E-Rechnung.

Wichtig für die Einordnung: Die Pflicht zum Empfangen gilt seit dem 1.1.2025 ohne Übergangsfrist und ohne Umsatzgrenze. Gestaffelt ist nur die Pflicht zum Ausstellen. Wer das verwechselt, wartet bis 2028 – und hat schon 2025 ein Problem, weil er die XML-Rechnung seiner Agentur nicht verarbeiten kann.

Was eine E-Rechnung ist – und was nicht

Der häufigste Irrtum in der Creator-Bubble: „Ich schicke doch längst digital, also mache ich schon E-Rechnungen." Das stimmt leider nicht. Der Gesetzgeber unterscheidet seit 2025 sauber zwischen zwei Dingen:

• E-Rechnung: strukturierte, maschinenlesbare Daten in einem Format, das der Norm EN 16931 entspricht. In Deutschland sind das XRechnung und ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL – so hat es das BMF in seinem Schreiben vom 15.10.2024 klargestellt).
• Sonstige Rechnung: alles andere – Papier, ein in Canva gebautes PDF, ein Screenshot, ein Word-Dokument, eine eingescannte Rechnung. Auch ein hübsches, digital signiertes PDF bleibt eine sonstige Rechnung.

Der entscheidende Unterschied ist nicht das Aussehen, sondern die Verarbeitbarkeit: Die Buchhaltungssoftware der Brand muss Rechnungsnummer, Leistungszeitraum, Netto, Steuersatz und IBAN automatisch auslesen können, ohne dass jemand abtippt. Genau deshalb reicht ein PDF nicht – und deshalb funktioniert der Umweg „PDF drucken und XML danebenlegen" auch nicht sauber.

Ein Detail aus dem zweiten BMF-Schreiben vom 15.10.2025, das in der Praxis oft unterschätzt wird: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis wie „Details siehe Anhang" oder „Leistungsbeschreibung im beigefügten Briefing" genügt nicht. Wenn du also Buyouts, Nutzungsrechte oder Zusatzleistungen abrechnest, gehören sie in die XML-Positionen – nicht in ein separates PDF. Wie du das formulierst, steht im Ratgeber Rechnung schreiben als Influencer.

Was die Pflicht konkret für dich als Creator bedeutet

Deine Kooperationen mit Brands und Agenturen sind B2B-Geschäfte zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmen – die E-Rechnungspflicht betrifft dich also direkt, auch wenn du Content statt Schrauben lieferst.

Empfangen: gilt schon jetzt

Du musst E-Rechnungen annehmen und aufbewahren können. Das klingt technischer, als es ist: Ein normales E-Mail-Postfach reicht als Empfangsweg vollkommen aus, ein Portal oder Peppol-Anschluss ist nicht vorgeschrieben. Was du zusätzlich brauchst, ist die Fähigkeit, die XML-Datei zu lesen und unverändert zu archivieren. Relevant wird das schnell: Agenturprovisionen, Editing-Dienstleister, Foto-Studios, Software-Abos und Managements rechnen zunehmend als XRechnung ab.

Und ein oft übersehener Punkt: Wenn du die E-Rechnung eines Dienstleisters nicht korrekt verarbeitest und archivierst, gefährdest du deinen eigenen Vorsteuerabzug – nicht seinen.

Ausstellen: 2027 oder 2028

Läuft dein Business über eine GmbH oder machst du mehr als 800.000 € Umsatz, bist du ab dem 1.1.2027 selbst zur E-Rechnung verpflichtet. Alle anderen ab dem 1.1.2028. Bis dahin darfst du weiter eine sonstige Rechnung schicken – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers. Diese Zustimmung ist formlos: eine E-Mail, eine Klausel im Kooperationsvertrag oder auch das schlichte Bezahlen der PDF-Rechnung reichen aus. Verweigert die Brand sie, musst du liefern, was sie verlangt.

Kleinunternehmer: befreit, aber nicht aus dem Schneider

Nutzt du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, bist du nach § 34a UStDV dauerhaft vom Ausstellen befreit. Empfangen musst du trotzdem können. Die Grenzen liegen seit 2025 bei 25.000 € Umsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr – und die 100.000 € sind eine harte Grenze: Wer sie im Jahr reißt, verliert den Status ab diesem Umsatz sofort, nicht erst im Folgejahr. Für Creator mit einem viralen Jahr ist das ein realistisches Szenario.

Ehrlich gesagt ist die Befreiung ohnehin eher eine juristische als eine praktische. Viele Brands akzeptieren ab 2027 schlicht keine PDFs mehr, weil ihre Buchhaltungssysteme auf strukturierte Daten umgestellt sind. Wer keine E-Rechnung liefern kann, riskiert Zahlungsverzögerungen. Was dann zu tun ist, liest du hier: Brand akzeptiert meine Rechnung nicht.

Diese Rechnungen sind von der Pflicht ausgenommen

Nicht jede Rechnung muss eine E-Rechnung sein. Für Creator sind vor allem diese Fälle relevant:

• Rechnungen an Privatpersonen (B2C): Verkaufst du einen Kurs, Merch oder ein Preset an Endkunden, gilt die E-Rechnungspflicht nicht. Sie betrifft nur B2B.
• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto nach § 33 UStDV. Achtung: Maßgeblich ist der Bruttoendbetrag, nicht netto. Bei 250,01 € brutto ist die Grenze überschritten.
• Fahrausweise nach § 34 UStDV – für Creator relevant bei Reisekosten zu Shootings und Events.
• Bestimmte steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG.
• Rechnungen an Empfänger im Ausland: Die deutsche Pflicht greift bei inländischen B2B-Umsätzen. Für eine Brand in Wien, Zürich oder New York gilt sie nicht – dort können aber eigene Regeln greifen, siehe Rechnung an eine Brand im Ausland.

Verlass dich auf diese Ausnahmen aber nicht als Strategie. Die meisten Kooperationshonorare liegen deutlich über 250 €, und wer für eine deutsche Agentur arbeitet, ist mitten in der Pflicht.

Drei Beispiele: Wer ist wann dran?

Weil die Fristen abstrakt klingen, hier drei typische Setups aus der Creator Economy – gerechnet mit dem Gesamtumsatz des jeweiligen Vorjahres.

Rechenbeispiel für die Grenze: Ein Management fakturiert 2026 für zwölf Artists Kooperationen von durchschnittlich 7.500 € pro Artist und Monat. Das sind 12 × 7.500 € × 12 = 1.080.000 € Gesamtumsatz – die 800.000-€-Marke ist bereits im September gerissen. Ab dem 1.1.2027 gilt für dieses Management die Ausstellungspflicht, und zwar für jede einzelne Rechnung an einen inländischen Geschäftskunden.

Der Umkehrschluss ist genauso wichtig: Fällt der Umsatz 2026 auf 780.000 €, greift die Pflicht erst 2028. Die Grenze wird jedes Jahr neu am Vorjahr gemessen.

Was Managements und Agenturen jetzt planen müssen

Künstler- und Influencer-Managements überschreiten die 800.000-€-Grenze schneller, als man denkt – dann gilt die Ausstellungspflicht schon ab dem 1. Januar 2027. Bei einem Management kommt erschwerend dazu, dass mehrere Rechnungsströme parallel laufen:

• Rechnungen an die Brand – im Namen des Managements oder im Namen des Artists.
• Provisions- und Weiterbelastungsrechnungen zwischen Management und Artist. Auch das ist ein inländischer B2B-Umsatz und damit von der Pflicht erfasst.
• Gutschriften im umsatzsteuerlichen Sinn, wenn das Management für den Artist abrechnet. Auch eine Gutschrift muss dann als E-Rechnung ausgestellt werden.

Wer für mehrere Artists fakturiert, braucht deshalb eine Lösung, die E-Rechnungen pro Artist, Provisionsmodelle und Steuerberater-Exporte zusammen abbildet – und nicht drei Tools, die per Copy-and-paste verbunden sind. Genau dafür ist Infaktura für Managements gebaut. Eine Einordnung, worauf du bei der Toolauswahl sonst noch achten solltest, findest du unter Software für Influencer-Managements.

Empfangen, prüfen, archivieren: die unterschätzte Pflicht

Der Teil, den fast alle überspringen. Seit dem zweiten BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ist klarer geregelt, was beim Empfang zu tun ist – und da steckt Arbeit drin:

1. Prüfen: Eingehende E-Rechnungen solltest du validieren, also technisch gegen die Norm prüfen lassen. Ein Formatfehler bedeutet im Zweifel, dass gar keine E-Rechnung vorliegt – mit Folgen für deinen Vorsteuerabzug. Umgekehrt gilt: Validiere deine eigenen Rechnungen, bevor du sie rausschickst, sonst kommen sie zurück.
2. Unverändert speichern: Mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei, muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder ein neu erzeugtes PDF ersetzt das Original nicht.
3. Acht Jahre aufbewahren: Seit dem 1.1.2025 gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO) – verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für andere Unterlagen können weiterhin längere Fristen gelten; das klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
4. Lesbar halten: Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen über die ganze Frist gewährleistet sein. Das Downloads-Verzeichnis auf deinem Laptop erfüllt das nicht.

Deine To-do-Liste bis Januar 2027

1. Empfang klären: Eine feste Rechnungsadresse festlegen (z. B. rechnungen@deinedomain.de) und Brands sowie Dienstleistern mitteilen.
2. Archivierung aufsetzen: XML-Dateien unverändert und revisionssicher ablegen – nicht im Mailpostfach „irgendwo".
3. Umsatz 2026 im Blick behalten: Wer über 800.000 € landet, ist ab 1.1.2027 dran. Rechne das im Herbst einmal ehrlich durch.
4. Rechnungsstellung umstellen: auf ZUGFeRD oder XRechnung – spätestens 2027/2028, sinnvollerweise sofort. Wie das praktisch geht, zeigt der Ratgeber E-Rechnung erstellen als Influencer.
5. Stammdaten prüfen: Steuernummer oder USt-IdNr., korrekte Firmierung der Brand, Zahlungsziel, Leistungszeitraum. Fehlt eine Pflichtangabe im XML, wird die Rechnung maschinell abgelehnt.
6. Verträge anpassen: Rechnungsformat, Rechnungsempfänger und Zahlungsziel gehören in den Kooperationsvertrag – das erspart dir das Nachverhandeln nach Leistungserbringung.
7. Kooperationen, Zahlungen und Mahnungen zentral verwalten, statt Excel, Word und E-Mail zu jonglieren. Bleibt eine Zahlung aus, hilft Brand zahlt nicht: Mahnung schreiben.

Häufige Fragen zur E-Rechnungspflicht

Müssen Influencer ab 2027 E-Rechnungen schreiben?

Ab dem 1.1.2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab dem 1.1.2028 alle Unternehmen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind vom Ausstellen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV), müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Praktisch verlangen viele Brands schon heute E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Format nach der Norm EN 16931 – in Deutschland XRechnung oder ZUGFeRD. Ein einfaches PDF erfüllt diese Anforderung nicht, auch nicht als gescannte oder digital signierte Datei. Nur wenn im PDF ein normkonformes XML eingebettet ist (ZUGFeRD), handelt es sich um eine E-Rechnung.

Gilt die E-Rechnungspflicht auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG?

Teilweise. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen seit dem 1.1.2025 empfangen und aufbewahren können. Vom Ausstellen sind sie nach § 34a UStDV dauerhaft befreit – sie dürfen also weiter eine sonstige Rechnung als PDF oder auf Papier schicken. Viele Brands verlangen trotzdem eine E-Rechnung, weil ihre Buchhaltung auf strukturierte Daten umgestellt ist.

Welcher Umsatz zählt für die 800.000-Euro-Grenze?

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des ausstellenden Unternehmens im vorangegangenen Kalenderjahr. Für die Frist zum 1.1.2027 ist das der Gesamtumsatz des Jahres 2026. Wer 2026 nicht mehr als 800.000 € Gesamtumsatz hatte, darf bis zum 31.12.2027 weiter sonstige Rechnungen ausstellen – ab dem 1.1.2028 gilt die Pflicht dann für alle. Die Grenze wird jedes Jahr neu am Vorjahr gemessen.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Für Rechnungen gilt seit dem 1.1.2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO), verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei, unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Für andere Unterlagenarten können abweichende Fristen gelten.

Muss ich einer Brand im Ausland eine E-Rechnung schicken?

Die deutsche E-Rechnungspflicht gilt für inländische B2B-Umsätze, also wenn beide Seiten im Inland ansässig sind. Für eine Brand in Frankreich, den USA oder der Schweiz greift sie nicht. Trotzdem verlangen internationale Konzerne oft ein strukturiertes Format oder ein eigenes Lieferantenportal – und in anderen EU-Ländern gelten eigene E-Invoicing-Pflichten. Details dazu im Ratgeber Rechnung an eine Brand im Ausland.

Was passiert, wenn ich ab 2027 weiter nur PDFs schicke?

Wenn du zur E-Rechnung verpflichtet bist und stattdessen ein PDF schickst, hast du deine Rechnungspflicht formal nicht ordnungsgemäß erfüllt. Das praktische Risiko ist meist unmittelbarer: Die Brand kann die Rechnung zurückweisen, ihr Vorsteuerabzug ist gefährdet, und deine Zahlung verzögert sich um Wochen. Korrigieren lässt sich das nur, indem du dieselbe Leistung noch einmal als korrekte E-Rechnung stellst – mit klarem Bezug zur ursprünglichen Rechnung.