Brand akzeptiert meine Rechnung nicht – E-Rechnung verlangt? Das musst du tun
Dein PDF ist keine E-Rechnung. Die Brand verlangt ein strukturiertes Format nach EN 16931 – XRechnung oder ZUGFeRD. Du musst die Rechnung in diesem Format neu ausstellen. Mit Infaktura geht das in wenigen Minuten: Rechnung öffnen, als E-Rechnung ausgeben, erneut senden. Fertig.
Warum wird deine Rechnung abgelehnt?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht für Geschäfte zwischen Unternehmen (B2B) – und eine Kooperation zwischen dir und einer Brand ist genau das. „E-Rechnung" bedeutet dabei nicht „Rechnung per E-Mail" und auch nicht „PDF". Gemeint ist ein maschinenlesbares XML-Format nach der EU-Norm EN 16931.
Viele Brands und Agenturen haben ihre Buchhaltung bereits umgestellt, weil für sie ab dem 1. Januar 2027 (Jahresumsatz über 800.000 €) bzw. ab 2028 (alle Unternehmen) die Pflicht gilt, selbst E-Rechnungen auszustellen. Deshalb akzeptieren immer mehr Kooperationspartner nur noch echte E-Rechnungen – dein Word- oder Canva-PDF fällt durch.
So löst du das Problem – Schritt für Schritt
- Nicht diskutieren: Die Brand ist im Recht. Ohne dein Einverständnis als Empfänger musste sie PDFs nur bis Ende 2026 akzeptieren – viele Systeme lehnen sie schon heute automatisch ab.
- Format erfragen: Frag kurz, ob XRechnung oder ZUGFeRD gewünscht ist. ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebettetem XML (für Menschen und Maschinen lesbar), XRechnung ist reines XML.
- Rechnung als E-Rechnung neu ausstellen: Gleiche Rechnungsnummer-Logik, gleiche Pflichtangaben – nur eben im strukturierten Format. Mit Infaktura erstellst du beide Formate per Klick direkt aus deiner Kooperation heraus.
- Erneut senden und Zahlung tracken: E-Rechnung raus, Zahlungsziel im Blick behalten. Zahlt die Brand nicht, hilft dir das integrierte Mahnwesen.
Gilt das auch für mich als Kleinunternehmer?
Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) bist du vom Ausstellen von E-Rechnungen dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Aber: Empfangen können musst du sie trotzdem, und viele Brands verlangen E-Rechnungen unabhängig von deiner Pflicht – als Voraussetzung für die Zusammenarbeit. Wer liefern kann, wirkt professioneller und wird schneller bezahlt. Details: E-Rechnungspflicht für Influencer.
E-Rechnung in Minuten statt Stress mit der Brand
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