E-Rechnung erstellen als Influencer – Schritt für Schritt

Stand: August 2026 · Infaktura Ratgeber für Creator & Influencer

Was eine E-Rechnung können muss

Eine E-Rechnung nach EN 16931 enthält alle Rechnungsdaten als maschinenlesbares XML: deine Daten, die Brand als Empfänger, Leistungsbeschreibung, Beträge, Steuersätze, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum. Buchhaltungssysteme der Brands lesen diese Daten automatisch ein – deshalb lehnen sie einfache PDFs zunehmend ab.

Zwei Dinge, die dabei gern übersehen werden. Erstens: Es reicht nicht, dass die Angaben irgendwo auf der Rechnung stehen – sie müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf einen Anhang oder ein beigefügtes Briefing genügt nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2025 ausdrücklich nicht. Zweitens: Eine E-Rechnung ist nicht „schöner" als ein PDF, sondern schlicht verarbeitbar. Die Optik ist bei ZUGFeRD ein Bonus, kein Kriterium.

Was du einmalig vorbereiten musst

Bevor du die erste E-Rechnung erzeugst, brauchst du ein paar Stammdaten – einmal sauber hinterlegt, danach nie wieder. Diese Liste kannst du direkt abhaken:

• Deine vollständigen Unternehmensdaten: Name beziehungsweise Firmierung und Anschrift – die Geschäftsadresse, nicht der Instagram-Handle.
• Steuernummer oder USt-IdNr. Für Kooperationen mit EU-Brands brauchst du die USt-IdNr.; wenn du noch keine hast, beantrage sie rechtzeitig.
• Bankverbindung mit IBAN – gehört ins XML, nicht nur in die E-Mail.
• Nummernkreis für Rechnungsnummern: fortlaufend, ohne Lücken, ohne Doppelungen.
• Standard-Zahlungsziel, zum Beispiel 14 oder 30 Tage. Es gehört als Datum in die Rechnung, nicht als Floskel wie „zahlbar sofort".
• Steuerstatus: Regelbesteuerung mit 19 % oder Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.
• Korrekte Empfängerdaten der Brand: die tatsächliche Vertragspartnerin mit Rechtsform, Rechnungsanschrift und – falls vorhanden – Bestellnummer, Kostenstelle oder Lieferantennummer. Bei Behörden zusätzlich die Leitweg-ID.

Wenn du gerade erst startest und noch nicht angemeldet bist, klärt der Ratgeber Gewerbe anmelden als Influencer die Reihenfolge.

In 4 Schritten zur fertigen E-Rechnung

1. Kooperation anlegen: Brand, Leistung (Reel, TikTok, Story, YouTube-Integration, Buyout), Honorar und Zahlungsziel in Infaktura erfassen. Deadlines und Briefings gleich mit.
2. Rechnung erzeugen: Per Klick aus der Kooperation – Pflichtangaben wie Steuernummer/USt-IdNr., fortlaufende Rechnungsnummer und Leistungszeitraum übernimmt Infaktura automatisch. Auch Kleinunternehmer-Rechnungen ohne USt. sind abgedeckt.
3. Format wählen: ZUGFeRD (PDF + eingebettetes XML – für Menschen lesbar) oder XRechnung (reines XML). Im Zweifel kurz bei der Brand nachfragen; den Unterschied erklärt unser Format-Guide.
4. Senden & tracken: Rechnung versenden, Zahlungseingang in der Zahlungsübersicht verfolgen – bei Verzug übernimmt das integrierte Mahnwesen.

Der Leistungszeitraum – die häufigste Rückfrage

Bei Content-Kooperationen ist oft unklar, was der Leistungszeitraum ist: der Dreh, die Veröffentlichung oder die Laufzeit der Nutzungsrechte? Die pragmatische Antwort: Maßgeblich ist der Zeitpunkt beziehungsweise Zeitraum, in dem du die Leistung erbracht hast – bei Social Content in der Regel die Veröffentlichung. Läuft die Kampagne über mehrere Wochen, gibst du den Zeitraum an, etwa „15.09.2026 – 30.09.2026". Ein Buyout, der darüber hinausgeht, gehört in die Leistungsbeschreibung der jeweiligen Position.

Beispiel: So sieht eine Creator-E-Rechnung inhaltlich aus

Angenommen, du hast für eine Sportmarke ein Reel plus zwei Stories produziert und dazu ein dreimonatiges Paid-Media-Buyout für den DACH-Raum eingeräumt. Die Positionen im strukturierten Teil sähen so aus:

Daraus ergibt sich die Summenzeile:

Wärst du Kleinunternehmerin, entfiele die Steuerzeile: Der Rechnungsbetrag betrüge 3.250,00 €, dazu der Hinweis „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." Beides bildet dieselbe E-Rechnung ab – der Unterschied steckt in den Steuerfeldern des XML, nicht im Layout.

Warum die Aufteilung in vier Positionen? Weil jede einzeln verhandelbar und einzeln prüfbar ist. Will die Brand das Buyout später um drei Monate verlängern, hast du eine saubere Referenz für den Preis. Mehr dazu im Ratgeber Buyout und Nutzungsrechte richtig abrechnen.

Geht das auch ohne Faktura-Software?

Kurz: kaum sinnvoll. Die Wege, die man immer wieder liest, und was sie taugen:

• Word, Pages, Canva, Google Docs: erzeugen ein PDF ohne strukturierte Daten. Keine E-Rechnung – auch nicht mit dem Wort „E-Rechnung" im Dateinamen.
• XML von Hand schreiben: theoretisch möglich, praktisch fehleranfällig. Ein einziges falsch benanntes Feld führt zur Ablehnung, und du merkst es erst, wenn die Zahlung ausbleibt.
• Kostenlose Web-Formulare: funktionieren für einzelne Rechnungen, lösen aber weder die fortlaufende Nummerierung noch die Archivierung noch das Zahlungs-Tracking. Für zwei Rechnungen im Jahr okay, für ein laufendes Creator-Business nicht.
• Behördenportale: nur für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gedacht, nicht für Brand-Kooperationen.

Sobald du regelmäßig fakturierst, brauchst du ohnehin mehr als den Rechnungsgenerator: Nummernkreis, Zahlungsstatus, Mahnstufen, revisionssichere Ablage und – wenn du für mehrere Artists arbeitest – Provisionslogik. Worauf du bei der Auswahl achten solltest, steht in Software für Influencer-Managements.

Prüfen, versenden, archivieren

Der Teil nach dem „Rechnung erstellen"-Button entscheidet darüber, ob dein Geld pünktlich kommt.

1. Validieren: Lass deine E-Rechnung technisch gegen die Norm prüfen, bevor sie rausgeht. Das BMF unterscheidet zwischen Formatfehlern – dann liegt gar keine E-Rechnung vor – und Verstößen gegen inhaltliche Geschäftsregeln. Beides führt bei großen Empfängern zur automatischen Zurückweisung.
2. Versenden: Im B2B ist kein besonderer Übertragungsweg vorgeschrieben; E-Mail an die Rechnungsadresse genügt. Manche Konzerne verlangen ein Lieferantenportal oder Peppol. Schreib in den Mail-Betreff Rechnungsnummer und Kampagnenname – das beschleunigt die interne Zuordnung mehr, als man denkt.
3. Archivieren: Die Originaldatei mit dem strukturierten Teil muss unverändert aufbewahrt werden. Für Rechnungen gilt seit dem 1.1.2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO), beginnend mit dem Ende des Ausstellungsjahres. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht.
4. Nachfassen: Zahlungsziel im Blick behalten und bei Verzug strukturiert mahnen, statt in der DM-Konversation nachzufragen.

Sonderfälle, die bei Creatorn ständig vorkommen

• Agentur statt Brand: Rechnungsempfänger ist der tatsächliche Vertragspartner. Steht die Agentur im Kooperationsvertrag, geht die Rechnung an die Agentur – auch wenn du für die Brand gearbeitet hast.
• Gutschriftverfahren: Manche Brands und Managements rechnen selbst ab und schicken dir eine Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn. Dann stellst du keine Rechnung – prüfe die Gutschrift aber genauso sorgfältig, denn Widerspruch ist deine Aufgabe.
• Abschlag und Schlussrechnung: Bei Vorkasse oder Teilzahlungen sauber trennen und die bereits gezahlten Beträge in der Schlussrechnung abziehen.
• Barter und Gratisprodukte: Wenn du Ware statt Geld bekommst, ist das steuerlich nicht „umsonst". Details im Ratgeber Gratisprodukte und PR-Samples versteuern.
• Brand im Ausland: Andere Umsatzsteuerlogik, meist Reverse Charge innerhalb der EU – und die deutsche E-Rechnungspflicht greift dort nicht.

Typische Fehler, die dich Geld kosten

• PDF als „E-Rechnung" senden: wird ab 2027 von immer mehr Brands automatisch abgelehnt – die Zahlung verzögert sich.
• Fehlende Pflichtangaben: ohne Steuernummer, Rechnungsnummer oder Leistungszeitraum ist die Rechnung angreifbar. Siehe Pflichtangaben für Influencer-Rechnungen.
• Falscher Rechnungsempfänger: Marke, Konzernmutter und beauftragende Agentur sind oft drei verschiedene juristische Personen. Eine Rechnung an die falsche kommt zurück.
• Angaben nur im Layout: Was im sichtbaren PDF-Teil steht, aber nicht im XML, existiert für die Buchhaltung der Brand nicht.
• Lücken im Nummernkreis: Wer Rechnungen löscht statt zu stornieren, produziert Lücken – ein Klassiker bei der Betriebsprüfung.
• Keine revisionssichere Ablage: Rechnungen müssen unveränderbar archiviert werden – Infaktura speichert sie revisionssicher inklusive strukturiertem Teil.
• Zahlungsziel nur als Text: „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen" ohne konkretes Datum lässt sich schlecht mahnen und schlecht automatisiert verarbeiten.

Häufige Fragen zum Erstellen von E-Rechnungen

Wie erstelle ich als Influencer eine E-Rechnung?

Du brauchst eine Software, die Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung (EN 16931) ausgibt – mit Word, Canva oder einfachen PDF-Tools geht das nicht. Mit einer Faktura-Lösung wie Infaktura legst du deine Brand-Kooperation an, erzeugst daraus die Rechnung und gibst sie per Klick als ZUGFeRD oder XRechnung aus – inklusive Pflichtangaben, Nummernkreis und Archivierung.

Kann ich mit Word oder Canva eine E-Rechnung erstellen?

Nein. Word- und Canva-PDFs sind keine E-Rechnungen, weil ihnen die strukturierten XML-Daten nach EN 16931 fehlen. Auch ein Export als PDF/A oder eine digitale Signatur ändert daran nichts. Du brauchst eine Faktura-Software, die ZUGFeRD oder XRechnung erzeugt.

Dürfen Kleinunternehmer eine E-Rechnung ausstellen?

Ja. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind nach § 34a UStDV vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit, dürfen aber freiwillig eine ausstellen – und das ist oft die bessere Wahl, weil viele Brands strukturierte Rechnungen erwarten. Auf der Rechnung steht dann kein Steuersatz, sondern der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung. Empfangen musst du E-Rechnungen ohnehin seit dem 1.1.2025.

Wie verschicke ich eine E-Rechnung an eine Brand?

In der Regel per E-Mail an die Rechnungsadresse der Brand oder Agentur – ein besonderer Übertragungsweg ist im B2B nicht vorgeschrieben. Manche Konzerne verlangen den Upload in ein Lieferantenportal oder den Versand über Peppol. Kläre das idealerweise schon im Briefing, nicht erst nach Veröffentlichung des Contents.

Muss der Buyout eine eigene Rechnungsposition sein?

Empfehlenswert ja. Nutzungsrechte und Paid-Media-Buyouts solltest du als eigene Position mit Umfang und Laufzeit ausweisen – das schafft Klarheit, wenn die Brand den Content später verlängern oder ausweiten will. Wichtig bei einer E-Rechnung: Die Position muss im strukturierten XML-Teil stehen, nicht nur im sichtbaren Layout.

Wie korrigiere oder storniere ich eine E-Rechnung?

Eine verschickte E-Rechnung darf nicht nachträglich verändert werden. Ändert sich der Leistungsinhalt, etwa Art oder Menge der Leistung, brauchst du eine berichtigte Rechnung mit eindeutigem Bezug zur ursprünglichen Rechnungsnummer. Bei reinen Preisänderungen wie einem nachträglichen Rabatt ist laut BMF nicht zwingend eine neue Rechnung nötig. Die Originaldatei bewahrst du in jedem Fall auf – auch die stornierte.