ZUGFeRD vs. XRechnung: Der Unterschied einfach erklärt

Stand: August 2026 · Infaktura Ratgeber für Creator & Influencer

Die Formate im Vergleich

Beide Formate sind rechtlich gleichwertig. Es gibt kein „besseres" und kein „offizielleres" – es gibt nur das Format, das der Empfänger verarbeiten kann. Das ist die einzige Frage, die in der Praxis zählt.

Was beide gemeinsam haben: die Norm EN 16931

EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung. Sie legt fest, welche Datenfelder eine Rechnung enthalten muss und wie sie technisch benannt und strukturiert werden – von der Rechnungsnummer über den Leistungszeitraum bis zum Steuersatz je Position. ZUGFeRD und XRechnung sind zwei unterschiedliche Umsetzungen derselben Norm.

Für dich als Creator heißt das: Egal welches der beiden Formate du verschickst, die Brand bekommt dieselben Daten in derselben Systematik. Die Rechnung ist in beiden Fällen eine E-Rechnung im Sinne der E-Rechnungspflicht. Ein PDF aus Canva, Word oder Google Docs ist es dagegen nicht – dort fehlt schlicht die strukturierte Datenschicht.

Ein Punkt, der seit dem zweiten BMF-Schreiben vom 15.10.2025 wichtig ist: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Bei ZUGFeRD zählt also das eingebettete XML, nicht das, was im sichtbaren PDF steht. Wenn dein Buyout nur in der PDF-Optik auftaucht, aber nicht als Rechnungsposition im XML, hast du ein Problem – und zwar eins, das du am Layout nicht siehst.

ZUGFeRD im Detail

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland". Der Trick ist die Doppelnatur: Du bekommst eine ganz normale PDF-Datei, die du per Doppelklick öffnest und die aussieht wie deine gewohnte Rechnung – mit Logo, Farben, Layout. Im Inneren dieser PDF-Datei steckt zusätzlich eine XML-Datei mit denselben Daten in maschinenlesbarer Form. Technisch möglich macht das der Standard PDF/A-3, der Dateianhänge im PDF erlaubt.

Der französische Schwesterstandard heißt Factur-X und wird gemeinsam mit FeRD weiterentwickelt – die Formate sind technisch weitgehend deckungsgleich. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist damit auch bei einem französischen Empfänger verarbeitbar.

Die Profile – hier liegt die Stolperfalle

ZUGFeRD gibt es in mehreren Ausbaustufen, den sogenannten Profilen. Sie unterscheiden sich darin, wie viele Daten im XML stecken. Und nicht jedes Profil ist eine gültige E-Rechnung:

• MINIMUM – nur reduzierte Kopfdaten. Keine gültige E-Rechnung.
• BASIC-WL – „without lines", also ohne Rechnungspositionen. Keine gültige E-Rechnung.
• BASIC – mit Positionen, für einfache Rechnungen.
• EN 16931 (früher COMFORT) – der vollständige Normumfang. Für Creator-Rechnungen der Standardfall.
• EXTENDED – zusätzliche Felder für komplexere Abrechnungen.
• XRECHNUNG – ein ZUGFeRD-Profil, das die Vorgaben der XRechnung abbildet.

Das BMF hat im Schreiben vom 15.10.2024 klargestellt: Rechnungen nach dem Standard ZUGFeRD ab Version 2.0.1 erfüllen grundsätzlich die Anforderungen an eine E-Rechnung – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Wenn dir also ein Tool „ZUGFeRD" verspricht, lohnt der Blick ins Kleingedruckte: Erzeugt es MINIMUM, ist deine Rechnung formal keine E-Rechnung.

Welche Version brauchst du?

Die 2er-Reihe wird laufend weiterentwickelt; Stand August 2026 ist die 2.5er-Serie aktuell, ältere 2.x-Versionen bleiben abwärtskompatibel und werden von gängigen Buchhaltungssystemen weiter akzeptiert. Praktisch musst du dich darum nicht kümmern, solange deine Software die Version pflegt. Wichtig ist nur die Untergrenze: Alles unterhalb von 2.0.1 ist raus.

XRechnung im Detail

XRechnung ist kein eigenes „Format" im technischen Sinn, sondern eine deutsche Ausprägung der EN 16931 – eine sogenannte CIUS, die festlegt, welche Felder in Deutschland verpflichtend sind und wie sie zu füllen sind. Gepflegt wird der Standard von der KoSIT. Technisch kommt XRechnung in zwei Syntaxen vor: UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Beide sind zulässig; welche deine Software verwendet, ist für dich normalerweise unsichtbar.

Stand August 2026 ist Version 3.0.2 die gültige Fassung; eine größere Aktualisierung ist angekündigt, mit Übergangszeitraum. Auch hier gilt: Das ist Aufgabe deiner Software, nicht deine.

Leitweg-ID und öffentliche Auftraggeber

Rechnest du mit einer Behörde ab – etwa für eine Aufklärungskampagne eines Ministeriums, einer Stadt oder einer Landesbehörde –, brauchst du fast immer eine Leitweg-ID. Das ist die Adressierungskennung des Rechnungsempfängers, die du vom Auftraggeber bekommst und die in die Rechnung gehört. Ohne sie wird die Rechnung vom Eingangsportal abgewiesen, bevor ein Mensch sie sieht. Frag die Leitweg-ID also am besten schon beim Briefing ab, nicht erst beim Rechnungsschreiben.

Und Peppol?

Peppol ist kein Rechnungsformat, sondern ein Übertragungsnetzwerk – vergleichbar mit dem Unterschied zwischen einem Brief und der Post. Das darin genutzte Peppol BIS Billing 3.0 ist inhaltlich mit XRechnung abgestimmt, sodass beide in Deutschland weitgehend austauschbar sind. Für Brand-Kooperationen brauchst du in aller Regel keinen Peppol-Zugang: E-Mail genügt als Übermittlungsweg. Nur wenn eine Brand oder ein öffentlicher Auftraggeber es ausdrücklich verlangt, wird es relevant.

Welches Format für deine Brand-Kooperation?

• Brand sagt nichts: ZUGFeRD senden. Die Buchhaltung kann das XML automatisch einlesen, und der Ansprechpartner kann die Rechnung trotzdem ganz normal öffnen.
• Brand verlangt XRechnung: XRechnung senden – üblich bei Konzernen und öffentlichen Auftraggebern.
• Brand nennt ein Portal oder eine Peppol-ID: Format und Weg richten sich nach der Vorgabe des Empfängers. Diese Info gehört ins Briefing, nicht in die Rechnungsstellung.
• Agentur zwischen dir und der Brand: Rechnungsempfänger ist die Agentur, nicht die Brand – auch beim Format entscheidet sie.
• Brand lehnt dein PDF ab: Dann war es vermutlich ein einfaches PDF ohne XML. Was jetzt zu tun ist: Brand akzeptiert meine Rechnung nicht.

Die pragmatische Faustregel: ZUGFeRD als Standard, XRechnung auf Anforderung. ZUGFeRD hat für Creator einen unterschätzten Vorteil – der Marketing-Ansprechpartner, der deine Rechnung freigeben muss, ist selten aus der Buchhaltung. Er will die Rechnung sehen können, nicht XML lesen. Mit Infaktura musst du dich nicht festlegen: Jede Rechnung lässt sich als ZUGFeRD oder XRechnung ausgeben – aus derselben Kooperation, mit denselben Daten.

Eine E-Rechnung öffnen, prüfen und richtig ablegen

Seit 2025 musst du E-Rechnungen auch empfangen können – und zwar unabhängig von deinem Umsatz und auch als Kleinunternehmer. Drei Dinge gehören dazu:

1. Öffnen: Eine ZUGFeRD-Datei öffnest du wie jedes PDF. Für eine XRechnung brauchst du einen Viewer oder eine Software, die das XML in eine lesbare Ansicht übersetzt. Der Browser zeigt dir nur Rohcode.
2. Prüfen: Validieren heißt, die Datei technisch gegen die Norm zu testen. Das lohnt sich in beide Richtungen: bei eingehenden Rechnungen für deinen Vorsteuerabzug, bei eigenen Rechnungen, damit sie nicht zurückkommen. Das BMF unterscheidet dabei zwischen Formatfehlern – die Datei ist dann gar keine E-Rechnung – und inhaltlichen Verstößen gegen Geschäftsregeln.
3. Aufbewahren: Mindestens der strukturierte Teil, also die XML-Datei, muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form archiviert werden. Für Rechnungen gilt seit dem 1.1.2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 AO). Ein Ausdruck oder ein neu gedrucktes PDF ersetzt das Original nicht.

Typische Fehler – und wie du sie vermeidest

• PDF umbenennen: Eine Datei „rechnung_zugferd.pdf" zu nennen, macht sie nicht zu einer E-Rechnung. Entscheidend ist das eingebettete XML.
• Falsches Profil: MINIMUM und BASIC-WL sehen aus wie ZUGFeRD, sind aber keine gültige E-Rechnung.
• Angaben nur im Layout: Buyout, Nutzungsrechte oder Reisekosten müssen als Positionen im XML stehen, nicht nur im sichtbaren Teil oder in einem Anhang. Wie du das sauber formulierst, steht im Ratgeber Buyout und Nutzungsrechte richtig abrechnen.
• XML und PDF getrennt verschicken: Zwei Dateien nebeneinander sind kein Hybridformat – und bei Abweichungen zwischen beiden gilt der strukturierte Teil.
• Nachträglich im PDF editieren: Änderst du am sichtbaren Teil herum, weichen PDF und XML voneinander ab. Korrekturen gehören in eine neue Rechnung mit klarem Bezug zur Ursprungsrechnung.
• Nur das PDF archivieren: Bei einer XRechnung ist die XML-Datei das Original – Ausdruck genügt nicht.

Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Beide sind gültige E-Rechnungsformate nach EN 16931. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: ein normal lesbares PDF mit eingebettetem XML. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung und der Standard bei Behörden. Für Brand-Kooperationen ist ZUGFeRD meist die praktischere Wahl, weil Menschen und Maschinen sie lesen können.

Welches Format sollten Influencer für Brand-Rechnungen nutzen?

Wenn die Brand nichts vorgibt: ZUGFeRD – es ist ein PDF und gleichzeitig eine gültige E-Rechnung. Verlangt die Brand explizit XRechnung, sende XRechnung. Nennt sie ein Lieferantenportal oder eine Peppol-Adresse, richtest du dich danach. Software wie Infaktura erstellt beide Formate per Klick aus derselben Kooperation.

Welche ZUGFeRD-Profile gelten als gültige E-Rechnung?

Nach dem BMF-Schreiben vom 15.10.2024 erfüllen Rechnungen nach dem Standard ZUGFeRD ab Version 2.0.1 grundsätzlich die Anforderungen an eine E-Rechnung – mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden enthalten keine vollständigen Rechnungsdaten beziehungsweise keine Rechnungspositionen und gelten daher nur als sonstige Rechnung.

Ist ZUGFeRD auch bei Behörden erlaubt?

Grundsätzlich ja. Nach § 4 der E-Rechnungsverordnung des Bundes ist XRechnung der Standard, ein anderer Datenaustauschstandard darf aber verwendet werden, wenn er der europäischen Norm EN 16931 entspricht – das trifft auf ZUGFeRD in den aktuellen Versionen zu. In der Praxis solltest du die Nutzungsbedingungen des jeweiligen Rechnungseingangsportals prüfen; mit XRechnung bist du bei öffentlichen Auftraggebern immer auf der sicheren Seite. Die Leitweg-ID brauchst du in beiden Fällen.

Wie öffne ich eine XRechnung?

Eine XRechnung ist eine XML-Datei. Im Browser oder Texteditor siehst du nur Code. Zum Lesen brauchst du einen E-Rechnungs-Viewer oder eine Faktura-Software, die die Datei in eine lesbare Ansicht übersetzt. Wichtig: Für die Aufbewahrung musst du die originale XML-Datei unverändert behalten, nicht nur den Ausdruck oder die Bildschirmansicht.

Brauche ich Peppol oder reicht E-Mail für den Versand?

Für den B2B-Versand an Brands und Agenturen reicht E-Mail als Übermittlungsweg aus – ein Peppol-Zugang ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Peppol ist ein Netzwerk zur automatisierten Übertragung, das vor allem im öffentlichen Sektor und bei Konzernen eingesetzt wird. Verlangt eine Brand ausdrücklich Peppol oder ein Lieferantenportal, richtet sich der Versandweg nach ihrer Vorgabe.

Ist Factur-X dasselbe wie ZUGFeRD?

Im Kern ja. ZUGFeRD und das französische Factur-X sind ein gemeinsam entwickelter deutsch-französischer Standard und technisch weitgehend deckungsgleich – dieselbe Hybridstruktur aus PDF/A-3 und eingebettetem XML. Eine ZUGFeRD-Rechnung ist deshalb auch für französische Empfänger verarbeitbar. Für Rechnungen an Brands im EU-Ausland lohnt trotzdem ein Blick in den Ratgeber Rechnung an eine Brand im Ausland, weil dort noch die Umsatzsteuer eine Rolle spielt.