Rechnung an Brands im Ausland: USA, UK & EU – so geht's

Stand: August 2026 · Infaktura Ratgeber für Creator & Influencer

Internationale Kooperationen sind für Creator längst Alltag: Die Agentur sitzt in Amsterdam, die Brand in London, das Talent-Netzwerk in Los Angeles. Umsatzsteuerlich ändert sich damit einiges – aber weniger, als die meisten befürchten. Wenn du drei Dinge sauber klärst, ist die Auslandsrechnung Routine: Wer genau ist dein Vertragspartner, in welchem Land sitzt er, und ist er Unternehmer oder Privatperson?

Die Grundregel: Wo ist deine Leistung steuerbar?

Bei Dienstleistungen an andere Unternehmer gilt das Empfängerortprinzip: Die Leistung gilt dort als ausgeführt, wo der Kunde sein Unternehmen betreibt (§ 3a Abs. 2 UStG). Deine Content-Produktion, die Veröffentlichung und die Einräumung von Nutzungsrechten sind solche sonstigen Leistungen. Sitzt die Brand also in Paris, ist die Leistung in Frankreich steuerbar – nicht in Deutschland. Daraus folgt fast alles Weitere.

Der häufigste Fehler passiert in Zeile drei: Viele „US-Deals" laufen vertraglich über eine europäische Gesellschaft oder eine deutsche Agentur. Maßgeblich ist immer, wer im Vertrag als Auftraggeber steht und wer die Rechnung bezahlt – nicht, welches Logo im Briefing klebt. Schau vor der ersten Rechnung in den Kooperationsvertrag und übernimm die exakte Firmierung inklusive Rechtsform und Anschrift.

Fall 1: Brand in der EU – Reverse-Charge Schritt für Schritt

1. USt-IdNr. der Brand erfragen und prüfen. Beim Bundeszentralamt für Steuern kannst du eine qualifizierte Bestätigungsabfrage machen, die dir Name und Anschrift zur Nummer bestätigt – hebe die Bestätigung auf.
2. Eigene USt-IdNr. verwenden, nicht die Steuernummer. Hast du noch keine, beantragst du sie kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern.
3. Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer stellen, mit dem Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
4. Fristgerecht ausstellen: Bei innergemeinschaftlichen sonstigen Leistungen ist die Rechnung bis zum 15. Tag des Monats auszustellen, der auf die Leistungsausführung folgt (§ 14a Abs. 1 UStG). Wer nach der Veröffentlichung wochenlang wartet, ist hier formal zu spät.
5. Umsatz melden – in der Umsatzsteuer-Voranmeldung und in der Zusammenfassenden Meldung.

Musterrechnung für eine EU-Kooperation

Darunter gehört der Pflichthinweis. Bewährt hat sich eine zweisprachige Zeile:

• „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (Reverse Charge, § 13b UStG). / Reverse charge – VAT to be accounted for by the recipient."
• „USt-IdNr. Leistender: DE123456789 · USt-IdNr. Leistungsempfänger: NL123456789B01"

Die Zusammenfassende Meldung nicht vergessen

Wer im Reverse-Charge-Verfahren an EU-Unternehmen abrechnet, meldet diese Umsätze dem Bundeszentralamt für Steuern. Für sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 UStG ist der Meldezeitraum das Kalendervierteljahr, abzugeben bis zum 25. Tag nach Quartalsende (§ 18a UStG). Die Meldung ist schnell erledigt, wird aber gern vergessen – und weil das Bundeszentralamt die Daten mit den Meldungen der anderen Mitgliedstaaten abgleicht, fällt es auf. Als Kleinunternehmer solltest du deine ZM-Pflicht einmalig mit deinem Steuerberater oder deinem Finanzamt klären: Die Rechtslage wird hier unterschiedlich ausgelegt, und nach der Reform der Kleinunternehmerregelung 2025 lohnt eine kurze verbindliche Nachfrage mehr als jede Internetrecherche.

Kleinunternehmer und Auslandskooperationen

Die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG ist eine deutsche Regelung – sie sagt nichts darüber aus, wie ein Umsatz im Ausland behandelt wird. Für dich heißt das:

• Du brauchst für EU-B2B-Kooperationen trotzdem eine USt-IdNr. Sie ist kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern erhältlich, auch für Kleinunternehmer.
• Auf der Rechnung steht dann kein Hinweis auf § 19 UStG, sondern der Reverse-Charge-Hinweis – die Leistung ist ja gar nicht in Deutschland steuerbar.
• Umgekehrt bist du bei eingekauften Leistungen aus dem Ausland selbst Steuerschuldner: Meta-Ads über Irland, ein Software-Abo aus den Niederlanden, ein Schnittdienstleister in Polen – hier schuldest du als Leistungsempfänger die deutsche Umsatzsteuer nach § 13b UStG, auch als Kleinunternehmer, und musst sie anmelden. Vorsteuer ziehen darfst du sie als Kleinunternehmer nicht, sie wird also zur echten Kostenposition. Kalkuliere das ein.

Dieser letzte Punkt kostet Creator regelmäßig Geld, weil ihn niemand erwähnt. Wenn du monatlich vierstellig Ads schaltest, sprich einmal mit dem Steuerberater darüber, ob die Kleinunternehmerregelung für dich überhaupt noch sinnvoll ist – mehr dazu im Ratgeber Gewerbe anmelden als Influencer.

Fall 2: Brands im Drittland – USA, UK, Schweiz

Auch hier liegt der Leistungsort beim unternehmerischen Empfänger, die Leistung ist in Deutschland also nicht steuerbar. Du stellst ohne deutsche Umsatzsteuer und mit einem klaren Hinweis in Rechnung, zum Beispiel: „Nicht im Inland steuerbare Leistung, Leistungsort im Empfängerland (§ 3a Abs. 2 UStG). / Service not subject to German VAT – place of supply is the country of the recipient."

Ein Reverse-Charge-Hinweis im engeren Sinne ist außerhalb der EU nicht vorgeschrieben, schadet als englische Erläuterung aber nicht. Die Brand rechnet die Steuer nach den Regeln ihres Landes selbst ab – in Großbritannien über das dortige Reverse-Charge-Verfahren, in der Schweiz über die Bezugsteuer. Um deren korrekte Anwendung musst du dich nicht kümmern; belege aber, dass dein Kunde Unternehmer ist (Firmierung, Website, Handelsregister- oder Company-Number, Vertrag).

Nachweisen musst du außerdem, dass du die Umsätze nicht einfach verschweigst: Nicht steuerbare Auslandsumsätze gehören trotzdem in die Umsatzsteuer-Voranmeldung und in die Jahreserklärung, nur eben in eine eigene Zeile.

USA: W-8BEN und die 30-Prozent-Quellensteuer

Bevor eine US-Brand, ein US-Netzwerk oder eine Plattform Geld überweist, verlangt sie fast immer ein W-8-Formular. Damit bestätigst du, dass du kein US-Steuerpflichtiger bist, und berufst dich auf das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und den USA.

• W-8BEN für natürliche Personen und Einzelunternehmen.
• W-8BEN-E für Kapitalgesellschaften, also etwa eine GmbH oder UG.
• Ohne gültiges Formular behält der US-Zahlende typischerweise 30 Prozent Quellensteuer ein oder zahlt gar nicht aus. Mit Berufung auf das Abkommen lässt sich der Satz je nach Einkunftsart reduzieren, teils auf null.
• Die Formulare haben eine begrenzte Gültigkeit und müssen erneuert werden. Leg dir eine Erinnerung an, bevor die nächste Kampagne startet.

Das Ausfüllen ist unangenehmer, als es aussieht, weil die Einordnung deiner Einkünfte über den Steuersatz entscheidet. Bei größeren Beträgen ist eine kurze steuerliche Beratung günstiger als eine falsch angekreuzte Zeile – und Formulare, die die Brand zurückweist, kosten dich vor allem Wochen.

Währung, Zahlungswege und Gebühren

• Währung: Rechne wenn möglich in EUR ab, dann trägt die Brand das Kursrisiko. Bei USD oder GBP rechnest du für die Buchhaltung in Euro um; maßgeblich sind die vom Bundesfinanzministerium monatlich veröffentlichten Durchschnittskurse (§ 16 Abs. 6 UStG). Dokumentiere den verwendeten Kurs und das Datum.
• Zahlungsweg: SEPA funktioniert nur im europäischen Zahlungsraum. Für USA und UK vereinbare vorab konkret, ob per internationaler Überweisung, Wise, Payoneer oder über ein Zahlungsportal der Brand gezahlt wird – und richte die dortigen Lieferantendaten frühzeitig ein, denn Onboarding-Prozesse großer Konzerne dauern oft länger als die Kampagne selbst.
• Gebühren: Kläre schriftlich, wer die Transfergebühren trägt. Formulierungen wie „all bank charges to be borne by the payer" oder eine Klausel „Fees on top" verhindern, dass von 2.500 Euro plötzlich 2.455 Euro ankommen. Kleine Differenzen sehen in der Buchhaltung nach Teilzahlung aus und blockieren die Mahnung.
• PO-Nummer: Bei internationalen Konzernen ohne Purchase-Order-Nummer läuft gar nichts. Frage sie vor der Rechnungsstellung ab und setze sie auf die Rechnung.

Vertrag, Zahlungsziele und was du vorher klärst

US-Agenturen arbeiten häufig mit Zahlungszielen von Net 45 oder Net 60, teils gekoppelt an den Monatsabschluss. Plane das in deine Liquidität ein und tracke die Fälligkeit, statt dich auf dein Gedächtnis zu verlassen – wie du eskalierst, steht unter Brand zahlt nicht? Mahnung schreiben. Prüfe außerdem, welches Recht gilt und wo der Gerichtsstand liegt: Ein Rechtsstreit in einem US-Bundesstaat ist für einen einzelnen Creator praktisch keine Option, deshalb ist eine Anzahlung bei internationalen Erstkunden mehr als legitim.

Ein Blick lohnt auch auf die Rechteklauseln. Internationale Verträge räumen oft „worldwide, perpetual, irrevocable" Nutzungsrechte ein – also weltweit und zeitlich unbegrenzt. Das ist ein anderer Preis als drei Monate Paid Social in der DACH-Region; Details dazu im Ratgeber Buyout & Nutzungsrechte. Und falls die Brand E-Rechnungen in einem bestimmten Format verlangt: Viele EU-Länder haben eigene Vorgaben, europaweit basieren sie aber auf derselben Norm EN 16931 wie XRechnung und ZUGFeRD.

In Infaktura legst du internationale Brands als Kunden an, hinterlegst USt-IdNr., Währung und Zahlungsziel einmal und stellst Rechnungen mit den passenden Steuerhinweisen – inklusive Zahlungs-Tracking über Ländergrenzen hinweg.

Häufige Fragen

Wie schreibe ich als Influencer eine Rechnung an eine Brand in der EU?

Ohne deutsche Umsatzsteuer, mit dem Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" und den USt-IdNr. beider Seiten. Der Leistungsort liegt nach § 3a Abs. 2 UStG beim Empfänger, die Rechnung ist bis zum 15. Tag des Folgemonats auszustellen (§ 14a Abs. 1 UStG).

Wie stelle ich einer Brand in den USA oder UK eine Rechnung?

Ebenfalls ohne deutsche Umsatzsteuer, mit dem Hinweis, dass die Leistung nicht im Inland steuerbar ist. Die Brand versteuert die Leistung nach den Regeln ihres Landes selbst. Halte fest, dass dein Kunde Unternehmer ist, und melde den Umsatz trotzdem in deiner Voranmeldung.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine USt-IdNr. für EU-Kooperationen?

Ja. Für B2B-Leistungen ins EU-Ausland brauchst du eine USt-IdNr., die du kostenlos beim Bundeszentralamt für Steuern bekommst. Beachte zusätzlich, dass du bei eingekauften Auslandsleistungen selbst Steuerschuldner nach § 13b UStG sein kannst.

Was ist die Zusammenfassende Meldung und wann muss sie raus?

Eine Meldung deiner innergemeinschaftlichen Umsätze samt Kunden-USt-IdNr. an das Bundeszentralamt für Steuern. Für sonstige Leistungen ist der Meldezeitraum das Quartal, Abgabe bis zum 25. Tag danach (§ 18a UStG). Kleinunternehmer klären ihre Meldepflicht am besten einmalig mit dem Finanzamt.

In welcher Währung soll ich eine Auslandsrechnung stellen?

Am besten in Euro. Bei USD oder GBP rechnest du für die Buchhaltung nach den monatlich vom Bundesfinanzministerium veröffentlichten Durchschnittskursen um (§ 16 Abs. 6 UStG) und dokumentierst Kurs und Datum.

Was ist das Formular W-8BEN und warum verlangt es die US-Brand?

Damit bestätigst du deinen Nicht-US-Status und berufst dich auf das Doppelbesteuerungsabkommen. Natürliche Personen und Einzelunternehmen nutzen W-8BEN, Kapitalgesellschaften W-8BEN-E. Ohne das Formular werden häufig 30 Prozent Quellensteuer einbehalten.

Muss eine Rechnung ins Ausland auf Englisch sein?

Nein, aber eine zweisprachige Rechnung ist praktisch: deutsche Rechtsgrundlage für dein Finanzamt, englische Erläuterung für die Buchhaltung der Brand. Das Finanzamt kann bei fremdsprachigen Angaben eine Übersetzung verlangen.